Hogyan válassz könyvelőt ha eljött az ideje?       9 szempont

Mikor van szükségünk könyvelőre?

Azzal valószínűleg mindenki tisztában van, hogy akinek vállalkozása van, annak könyvelője is van. Az már ritkábban jut eszünkbe, hogy magánszemélyként is kerülhetünk olyan élethelyzetbe, amikor célszerű, esetleg elengedhetetlen az, hogy egy jó könyvelőt találjunk.

Magánszemély esetében általában elmondható az, hogy nem folyamatosan, hanem évente csak egy vagy néhány alkalommal szükséges könyvelőhöz fordulni. Leggyakrabban a személyi jövedelemadó bevallás (SZJA) elkészítéséhez keresünk fel könyvelőt.

Vállalkozóként azonban már más a helyzet. Működésük, életük, gazdálkodásuk szükséges velejárója, hogy az adóhatóság felé bizonyos időközönként adatot kell szolgáltatniuk, illetve adóbefizetési kötelezettségük vagy visszaigénylési lehetőségük van. Továbbá a vállalkozás működése meg kell, hogy feleljen a törvényi előírásoknak. Ebben nyújt segítséget egy jó könyvelő a cégvezető számára. Azonban ahhoz, hogy ez a segítség tényleg megvalósuljon nem mindegy, hogy kit bízunk meg a vállalkozásunk könyvelésével. Mivel minden vállalkozás és minden cégvezető más, így a jó könyvelő sem ugyanazt jelenti mindenki számára. Tapasztalatom alapján azonban az alábbi 9 tulajdonság a legfontosabb az ideális számviteli szakember kiválasztásakor:

A könyvelői szakma sajátosságaiból adóan az első és talán már közhelyes szempont a precizitás. Hiába közhelyes, ez a könyvelés egyik alappillére. Véleményem szerint elengedhetetlen egy átlátható rendszert kialakítani ahhoz, hogy a munkánkat gördülékenyen végezhessük. Ez az ügyfelek számára is fontos, megkönnyíti a mindennapjaikat, ha például midig mindent a már megszokott helyen és formában kap meg.

Fontosnak tartom, hogy abban az esetben, ha valami hiányosságot vagy hibát látok a leadott anyagban, akkor arról azonnal értesítsem az ügyfelet, mert ha ezeket a hiányokat, hibákat nem tesszük a lehető leghamarabb helyre, akkor az éves záráskor fog sokkal nagyobb gondot jelenteni és sokkal nehezebb lesz utólag visszaemlékezni arra, hogy mi volt, miért történt, és egyáltalán hogyan tegyük rendbe. Ahhoz pedig, hogy a hibákra és hiányosságokra mindig időben fény derüljön minden hónapban fel kell dolgozni a teljes könyvelési anyagot a bankszámlakivonattal együtt. Rengetegszer tapasztaltam amikor átvettem egy új ügyfél anyagát, hogy a bankszámlakivonatok könyvelésével az elődöm nagyon el volt maradva. Pedig ebből sok minden kiderülhet. Pl.: nem lett a könyvelésre leadva kiadás számla vagy esetleg bevétel; nem céges költségek céges bankkártyával lettek kifizetve; az ügyfél kölcsönt utal valakinek, vagy neki utalnak kölcsönt, stb.

Talán elsőre furcsának tűnik, de szempont az is, hogy mit látunk egy könyvelő irodájába belépve. Nem egyszer hallottam hozzánk érkező ügyfelektől, hogy milyen szép az irodánk és milyen rendben van minden. Mintha nem is dolgoznánk itt. Én abban hiszek, hogy mindennek meg kell, hogy legyen a helye annak érdekében, hogy semmi ne kerülje el a figyelmünket.

2.   Legyen elérhető

3.  Legyen érthető és szimpatikus

Olykor nehéz az ügyfelekkel megtalálni a közös nyelvet, mert elkerülhetetlen a szakmai kifejezések használata. Az ügyfelek különbözőek és ebből kifolyólag ami az egyiküknek egyértelmű, azt a másikuknak részletesen el kell magyarázni, vagy teljesen más szemszögből kell megközelíteni. Fontos, hogy olyan könyvelőt válasszunk, akitől merünk kérdezni, akivel kapcsolatban már az első találkozáskor látjuk, hogy működni fog a közös munka. Mert, ha olyan könyvelővel dolgozunk együtt, akivel nincs meg az összhang, akkor az a végeredményen is látszani fog.

4.  Legyen naprakész az adózásban és a cég ügyeivel kapcsolatban

Mivel a jogszabályi környezet folyamatosan változik, ahhoz, hogy a könyvelő jól és felelősségteljesen tudja végezni a munkáját, folyamatosan képeznie kell magát. A mérlegképes könyvelői regisztráció fenntartásának is feltétele az, hogy a könyvelő évente bizonyos képzéseken vegyen részt. Ezért javaslom, hogy csakis élő regisztrációs számmal rendelkező könyvelővel szerződjünk, hiszen ő biztosan képzi magát. Hogy hogyan tud Ön erről meggyőződni? A regisztrációs számmal rendelkező könyvelők névsora elérhető a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján:

Ahhoz, hogy vállalkozása ügyeivel kapcsolatosan is naprakész legyen, elengedhetetlen - ahogy már korábban írtam -, hogy minden hónapban a teljes könyvelési anyagot feldolgozza. Ha egy ügyfél nem ad le például bankszámlakivonatot és a könyvelő ezt nem is kéri tőle, akkor biztosan nem lehet naprakész az adott vállalkozás ügyeit illetően.

5.  Legyen modern könyvelő

Az elmúlt néhány évben sokat változott az hatóságokkal való kapcsolattartás módja és rengeteg új digitális platform jött létre, melyeket munkánk során ismernünk és használnunk kell. Csak néhány példa:

2-3 évvel ezelőtt egy NAV ellenőrzéshez a komplett könyvelési anyagot papír alapon, eredeti bizonylatokkal cipeltük be az illetékes NAV kirendeltségre. Ehhez képest ma már elektronikusan kell az ellenőr rendelkezésére bocsátanunk az ellenőrzés alá vont anyagot. Ebből adódóan ismernünk kell a hatóságok elektronikus felületeit és elengedhetetlen, hogy tudjuk a digitalizált anyagot kezelni, rendszerezni, tömöríteni, digitális aláírással ellátni, stb.

Azt tapasztalom, hogy az ügyfelek részéről is egyre népszerűbb, hogy a könyvelési anyagot már nem személyesen adják át nekünk, hanem valamilyen online fájlmegosztó felületen keresztül.

Úgy gondolom, ha egy könyvelő ki tudja használni a technikai újításokban rejlő lehetőségeket, akkor nem csupán a saját, de az ügyfél munkáját is megkönnyíti.

6.  Legyen "felelős"

Sokan úgy gondolják, hogy szerződés nélkül is teljes mértékben megbízhatnak a könyvelőjükben és bátran megadhatják neki az ügyfélkapu belépési adataikat. Azonban ez sajnos nem ilyen egyszerű. Nem azért, mert azt feltételezném bármely kollégáról, hogy visszaél a rá bízott ügyfélkapuval. Hanem, mert

7.  Legyen tapasztalt

Fontos, hogy olyan könyvelőt válasszon, aki ismeri azt az iparágat, amelyben az Ön vállalkozása működik és esetlegesen speciális szaktudást igényel. Például:

8.  Legyen proaktív

A vállalkozás működéséhez elengedhetetlen, hogy a vezető rendszeres és aktuális tájékoztatást kapjon a cége pénzügyi és gazdasági helyzetéről, mert ezáltal tud releváns döntéseket hozni.

Sok esetben a vállalkozások nem az ideális adózási formát alkalmazzák és nincsenek is tisztában a lehetőségekkel. Ebben egy jó könyvelő nagy segítség lehet, hiszen ő ismeri az adózási, jogszabályi lehetőségeket és az adott vállalkozás sajátosságait.

Amikor új ügyfél kerül hozzánk, legyen az már működő vállalkozás vagy induló, minden esetben a rendelkezésünkre bocsátott információk és dokumentumok alapján igyekszünk optimalizálni az adófizetési kötelezettségeit például más adózási forma választásával.

9.  Legyen megfizethető, de legyen gyanús a túl olcsó

Könyvelőválasztásnál ne az ár legyen a fő szempont. Kérjünk több irodától ajánlatot, de csak azt vegyük komolyan, aki nem "látatlanban" ad ajánlatot. Tehát a végleges díj megállapítása előtt egy személyes konzultáció mindenképpen fontos. Ilyenkor mi arra szoktuk kérni a leendő ügyfelet, hogy legalább egy havi könyvelési anyagot hozzon magával, hogy lássuk mivel kell majd dolgoznunk.